Документооборот Alfresco ECM

Документооборот Alfresco ECM

Alfresco ECM

Alfresco ECM самая распространённая по всему миру open source система электронного документооборота и управления корпоративными информационными ресурсами (ECM - Enterprise Content Management). ECM система осуществляет эффективное управление корпоративной информацией и обеспечивает её доступность в любой момент времени, в независимости от источника, формата и физического месторасположения.

Alfresco ECM разрабатывается экспертами в области электронного документооборота и управления предприятием с более чем 15 летним стажем, "отцом" и основным проектировщиком системы и по сей день является Джон Ньютон, один из руководителей и совладельцев компании Documentum, мирового лидера рынка систем управления и электронного документооборота масштаба предприятия.


Alfresco – многофункциональная интегрированная ECM система, основа для создания систем управления информацией:

  • Сиcтема хранения информации (репозиторий контента, архив) с различными возможностями поиска.
  • Система управления информацией (контентом).
  • Система электронного докуменооборота.
  • Система управления внутренними процессами (поручениями).
  • Внутренний / внешний web-портал предприятия или организации.


Alfresco ECM является более функциональной и многозадачной системой чем обычная СЭД, и по своей сути представляет некий коллективный органайзер, позволяющий упорядочить взаимодействие сотрудников и получить контроль над бизнес процессами предприятия. Огромные возможности по автоматизации документооборота, эффективный контроль исполнения поручений и удобный интерфейс управления, делают внедрение Alfresco оптимальным решением для большинства предприятий.


Внедрение Alfresco ECM

В современных условиях, эффективное управление представляет собой ценный ресурс предприятия, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация, в данном случае это автоматизация документооборота и управления предприятием. Электронный документооборот является обязательной составляющей эффективной системы управления предприятием и исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Alfresco ECM имеет множество успешных внедрений в известных компаниях по всему миру: Toyota, KLM, Cisco, Swisscom Mobile Labs, Activision и других успешных компаниях.

alfresco_clients.jpg

Почему выбирают внедрение Alfresco ECM:

  • Легко использовать, разворачивать, масштабировать. В Alfresco есть интуитивно понятный интерфейс на русском языке. Для интеграции со сторонними системами доступен ряд интерфейсов (Java API, JavaScript API, RESTful API), которые позволяют использовать Alfresco в практически любой гетерогенной среде.
  • Гибкость. Открытые стандарты и специальные средства разработки позволяют выстраивать на Alfresco уникальную систему. Техническая основа Alfresco; это java и javascript. IT-специалист может освоить разработку на Alfresco всего за 1 неделю курсов.
  • Низкая стоимость. Конкурентами Alfresco является закрытое ПО с классическим типом лицензирования. В случае же Alfresco Вы платите только за поддержку, лицензия же является бесплатной и бессрочной.

Что даёт внедрение электронного документооборота и управления предприятием Alfresco ECM:

  • Сокращение издержек, затрат и потерь. Alfresco делает работу с документами более простой и прозрачной, увеличивает персональную ответственность сотрудников. Теперь процесс движения информации в компании можно отследить на любом этапе, это позволяет контролировать соблюдение регламента по работе с документами, возникновение простоя на этапах согласования и рассмотрения, дублирование выполняемых функций, эффективность взаимодействия сотрудников и много ещё других процессов.
  • Единство информационного пространства и высокая доступность документов. Технология СЭД основана на предоставлении сотрудникам предприятия различных видов доступа и действий к электронным версиям документов. При внедрении Alfresco создаётся централизованное хранилище документов с возможностью доступа к нему из любой точки мира через сеть интернет, обеспечивая удобство и оперативность работы территориально распределённых пользователей в едином информационном пространстве. Полнотекстовый поиск документов, обеспечивает быстрый и удобный поиск требуемого контента.
  • Защита и конфиденциальность информации. Alfresco ECM позволяет обеспечить безопасное хранение находящихся в ней данных. Надёжное хранение информации обеспечивает резервное копирование данных, разделение базы на оперативную и архивную. Обеспечивает конфиденциальность данных в единой иерархии областей с ограничением прав доступа, что позволяет предотвратить утечку информации.

Ключевые преимущества для клиентов (по данным Forrester Research):

  • Бесплатная и бессрочная лицензия на использование ПО. Экономия до 60%.
  • Меньшие расходы на ИТ за счет стандартизации. Экономия до 19%.
  • Меньшая стоимость ресурсов Java разработчиков. Экономия до 15%.
  • Экономия на использовании смежного ПО из стека СПО. Экономия до 3%.
  • Меньшая стоимость интеграции и прочих доработок. Экономия до 3%.

Малая известность системы электронного документооборота и управления корпоративными информационными ресурсами Альфреско в России, является следствием того, что до последнего времени не было компаний способных предоставить профессиональные услуги по внедрению, поддержке и обучению пользователей для данной ECM системы. Компания БайтПарк, является одной из немногих компаний в России, которая добилась успехов в области внедрения Альфреско и других информационных технологий.

Конкурентные преимущества БайтПарк в отношении внедрения Alfresco ECM:

  • Бесплатное тестирование. Вы получаете возможность ещё до заключения договора и оплаты услуг протестировать удобство работы, возможности и функционал в реальных условиях вашего бизнеса. Мы твёрдо уверены в том, что лучше один раз попробовать чем сто раз прочитать или услышать.
  • Низкая стоимость внедрения при неизменно высоком качестве выполняемых работ и строгом соответствии срокам исполнения проекта.
  • Опыт внедрения электронного документооборота с 2010 года. Успешная реализация проектов на платформе Alfresco ECM для большого количества конкурентных пользователей, в том числе опыт миграции с/на различные версии системы, интеграции в существующую информационную структуру предприятия.
  • Быстрое внедрение СЭД на платформе Alfresco для типовых решений.
  • Аренда Alfresco ECM с возможностью последующего выкупа.
  • Сервисное сопровождение проектов: служба технической поддержки, администрирование, обслуживание.

Описание и функционал Alfresco ECM


Alfresco ECM Funkcional.jpg


Компоненты Alfresco ECM:

  • Система электронного документооборота (включает экспорт/импорт, контроль и сравнение версий документов, безопасность доступа к ним, и службы библиотек).
  • Модуль управления образами документов (Document Imaging). Осуществляет захват, преобразование и управление бумажными документами.
  • Модуль управления документами, включая стандарт DoD 5015.2, который используется в министерстве обороны США. Позволяет управлять долгосрочным архивированием, автоматизацией политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечивает соответствие законодательным и отраслевым нормам.
  • Модуль управления потоками работ (Workflow). Есть возможность использовать Workflow "из коробки", но можно так же воспользоваться и jBPM Workflow.
  • Модуль обеспечения поддержки бизнес-процессов, передачи контента по маршрутам, назначения рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.
  • Модуль управления изображениями. Автоматически собирает метаданные изображения и переносит их в метаданные документа.
  • Модуль управления веб-контентом (WCM). Обеспечивает автоматизацию роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей.
  • Модуль совместной работы над документами (Collaboration). Обеспечивает совместное использование документов пользователями и поддержку проектных команд.
  • Поддерживаются протоколы Windows Share SMB, CIFS, FTP, WebDAV и полноценная поддержка пакета стандартов CMIS для доступа к репозитарию.
  • Полноценный браузер-интерфейс с официальной поддержкой Internet Explorer и Firefox.
  • Простая и удобная интеграция с Microsoft Office.

Основные особенности Alfresco ECM:

  • Поддержка различных языков, включая Русский.
  • Поддержка различных системных платформ, работает на любой платформе где есть java virtual machine (Windows, Linux и Solaris, Mac OS).
  • Высокая степень модульности и масштабируемая производительность, с возможностями кластеризации и репликации.
  • Для хранения содержимого используется виртуальная файловая система (VFS). Целью VFS является обеспечение единообразного доступа клиентским приложениям к различным типам файловых систем. Приложения могут получать доступ к файлам на локальных файловых системах, не зная тип файловой системы, к которой они получают доступ.
  • Полнотекстовый поиск документов, реализованный на основе свободной библиотеки для высокоскоростного полнотекстового поиска Apache Lucene. Даёт возможность быстро найти интересующий документ, даже не имея никакой информации о его месте хранения и названии.
  • Поддержка версионности документов и сравнение версий. Система управления версиями позволяет хранить несколько версий одного и того же документа, при необходимости, возвращаться к более ранним версиям, определять, кто и когда сделал то или иное изменение и многое другое.
  • Поддержка обсуждения документов. Позволяет инициировать обсуждение документа посредством создания форума.
  • Встроенная система управления проектами на базе микросайтов.
  • Поддержка простых workflow создаваемых с помощью мастера создания. Поддержка графического редактора бизнес-процессов JBoss jBPM и Runa FWE.
  • Интеграция с LDAP и Active Directory для аутентификации пользователей, что позволяет синхронизировать базу пользователей и их права доступа к каждой единице контента. Обеспечивает гибкий ролевой доступ к документам.
  • Интеграция с Microsoft SharePoint и Office. Позволяет быстро и удобно загружать и публиковать редактируемый документ.
  • Интеграция с Email. Даёт возможность организации информационных рассылок пользователям системы. Поддерживает доступ к репозитарию по протоколу IMAP.
  • Интеграция с веб-браузерами Firefox и Internet Explorer. Самый передовой полноценный веб-интерфейс. Им удобно пользоваться как в офисе, так и при удалённом доступе из любой точки мира, с любого типа устройства (ПК, ноутбук, планшет и смартфон). ECM Alfresco предлагает полную свободу в выборе используемых устройств и операционных систем.
  • Для мобильных устройств под управлением OS и Android есть оригинальное приложение, позволяющее полноценно пользоваться системой.
  • Интеграция с Google Gadget и Google Docs.

Возврат к списку